Architektura WOIS

Workflow Oriented Information System

V současné době prochází světem řízení druhá vlna reengineeringu. Po prvním nadšení z radikálních rekonstrukcí se přechází k inkrementálnímu přístupu, který vybírá proces po procesu, napřimuje jej a začleňuje do stávající organizace tak, aby stabilita podniku nebyla pokud možno narušena

Informatika musí na tyto trendy reagovat, neboť jejím smyslem je zvyšovat kvalitu organizace práce v podniku (automatizací řízení) a efektivitu práce (automatizací úkonů). Je otázkou, zda klasické architektury IS jsou schopny inkrementální přístup umožnit a podpořit.

V tomto textu se snažím ukázat na rizika klasické architektury IS a popsat architekturu orientovanou na pracovní postupy. Pokusím se charakterizovat první a základní princip architektury WOIS: "Organizace práce určuje strukturu IS". z prostorových důvodů není článek rozveden do šíře, která by obsáhla ostatní principy:

• "Uživatel pracuje vždy s objektem",
• "Automatizace řízení x Automatizace úkonů",
• "Šetrná integrace dat",
• "Pružnost systému při změnách pracovních postupů".

Organizace práce určuje strukturu IS

Pro základní orientaci v pojmech je zde uveden obrázek, na kterém je zobrazen vztah mezi Organizačním oddělením, Podnikovým procesem a Typovým případem.

Obr. 1 - Vztah mezi Organizačním oddělením, Podnikovým procesem a Typovým případem.

Organizační oddělení je základním prvkem struktury podniku.

Podnikový proces probíhá napříč organizační strukturou podniku (obvykle více než jedním organizačním oddělením). Každé oddělení se podílí svým dílem činností na výsledku procesu. Podnikový proces bývá většinou velmi rozsáhlý a složitý.

Podnikový proces se skládá z Typových případů (například Podnikový proces "Vymáhání pohledávek" se může skládat z typových případů "Vymáhání pohledávek na výkon rozhodnutí", "Vymáhání pohledávek od subjektů v likvidaci" a "Vymáhání pohledávek od subjektů v konkursu").

Typový případ je samostatný podproces, u něhož lze zcela konkrétně určit Typový postup zpracování (neboli Životní cyklus případu, technicky též Stavový automat). Při sestavování Životního cyklu případu je možno se obracet na konkrétní zaměstnance, kteří daný typ případů řeší v praxi.

Při zpracování případu vznikají různé dokumenty, produkty, objednávky, faktury atd., které označujeme jako komponenty. Během zpracování případu dochází ke komunikaci se zákazníky, dodavateli, státními orgány atp. I je označujeme jako komponenty. Komponenty jsou na rozdíl od případu více statické. K jedné komponentě bývá připojeno více případů.

Architektura IS orientovaná na organizaci práce

WOIS (Workflow oriented information system - Informační systém orientovaný na organizaci práce) je moderní architektura informačního systému. Vyšla z kritiky klasického přístupu. Za největší riziko klasického přístupu považuje především modularitu dle organizačních oddělení.

Obr. 2 - WOIS - architektura informačního systému orientovaná na organizaci práce je založená na modularizaci IS dle podnikových procesů a jejich Typových případů (jeden modul podporuje zpracování a vyřízení jednoho celého případu bez ohledu na to, kterými odděleními vyřízení případu probíhá). Disharmonie při předávání práce mezi odděleními jsou minimalizovány - IS s architekturou WOIS zde plní úlohu integrátora práce.

Struktura modulů informačního systému dle architektury WOIS odpovídá struktuře podnikových procesů (Typových úloh). Jeden podnikový proces je obvykle příliš rozsáhlý, než aby bylo možno jej pokrýt jediným modulem IS. z tohoto důvodu je podnikový proces při analýze rozdělen do Typových případů, které jsou samostatné, avšak na rozdíl od Podnikového procesu natolik blízké realitě, že je již možno přesně a detailně popsat jejich životní cyklus, jejich data (neboli charakteristiky či atributy) a to jak z pohledu uživatelského, tak i z pohledu informatického.

Modul informačního systému obvykle pokrývá právě jeden Typový případ, zajišťuje podporu celého postupu vyřízení jednoho případu, od jeho vzniku až po jeho uzavření, archivaci a konečnou likvidaci.

Klasická architektura informačního systému

Klasická architektura IS se na rozdíl od architektury WOIS orientuje primárně na funkční oddělení a jeho potřeby. Vznikají zde problémy:

• s organizací předávání rozpracovaných případů,
• s vyhledáním rozpracovaného případu,
• se zjištěním stavu rozpracovaného případu,
• nelze sladovat a tedy ani řídit průběžnou dobu zpracování případu,
• chybí přehled o úzkých místech vyřízení (a nebo je tato informace známa jen úzkému okruhu lidí, kteří se pohybují poblíž těchto míst),
• někdy hrozí dezintegrace informací - jednotlivá oddělení zpracovávají různé případy, které se týkají stejných Komponent. Nízká míra provázanosti ale způsobuje, že se informace o jednotlivých případech k téže Komponentě nesdílejí.

Obr. 3 - Klasická architektura informačního systému založená na modulech, které řeší problematiku jednotlivých organizačních oddělení. U takto definovaného IS dochází k nesouladu při propojování jednotlivých modulů. Toto propojení je však nezbytné pro optimalizaci procesů (vyřizování případů), které probíhají napříč organizačními odděleními. Moduly nepodporují integraci procesů, často jsou překážkou.

Závěrem

Jedním z přínosů WOIS je vysoká srozumitelnost analytických postupů uživatelům - základem analýzy jednoho modulu IS je získání životního cyklu typového případu (obvykle ve formě diagramu aktivit či stavového diagramu). Tyto práce vyžadují intenzivní spolupráci s lidmi, kteří daný proces znají do detailů. Tato znalost Životního cyklu Typového případu jim výrazně napomáhá porozumět dobře také modulu IS, který automatizuje některé úkony a podporuje automatizované řízení zpracování.

Při změně organizace práce dochází ke změnám Životního cyklu případu. Životní cyklus je v modulu IS uložen ve formě, která umožní jeho změny na odborné uživatelské úrovni. Programátoři jsou zapotřebí pouze při změně uživatelského rozhraní či při změnách zauotmatizovaných ůkonů a pro přidávání nových, dříve neprováděných operací.

Podnikový proces je základ podniku. Informatika nesmí tyto základy narušovat a drobit, musí je zpevňovat!

Zdeněk Kadlec, kadlec@komix.cz